2007年3月24日 星期六

人人須懂的3項電子郵件基本禮儀

電子郵件是網際網路早期的應用,雖然網路交流已經進化到即時簡訊甚至語音通話,電子郵件至今仍有不可或缺的地位。

電子郵件上市已經有超過十年的歷史,一些不得不注意的事情其實還是有人不懂、從沒想過那會是問題。不懂不是錯,但可能讓人做出錯誤的事。

讓我在此一一舉出來:

大量寄信時,請務必隱藏收件人清單
至今還會收到這樣的信件,收件人數多到塞滿整個螢幕,密密麻麻的人名和信箱地址,比信件本文還多,還經常看到同一個人有好幾個信箱同時在清單裡,到底有誰會需要同一封信收好幾份呢?
這會有什麼問題?清單裡的人願意把信箱位址給你,不見得願意讓其他人知道,天曉得這個鉅細靡遺的清單會被拿去做什麼?對不對,尤其在轉寄網路文章盛行的時期,這種作法不知讓多少電子信箱落入垃圾廣告發行商手裡。
大量寄信應該用「密件副本」的方式寄送給你的對象,收件人欄位則填上寄件人自己的信箱,這樣每個收信人才不會開出滿滿的聯繫人清單。如果經常習慣性地大量洩漏電子信箱,下次誰願意提供重要的電子信箱位址給你?

不要直接在信件裡夾帶大檔案
我知道電子郵件供應商喜歡宣稱他們單一郵件可以夾帶多大的檔案,好像愈大愈厲害,是啦,但寄信時請考慮收件人的網路頻寬,萬一他是將信件透過網路下載到個人電腦裡,夾帶大檔案會害他網路癱瘓的,喜歡寄信分享網路惡搞短片的人,請不要惡搞你的朋友,除非他確實喜歡你這樣做。
其實要分享影片有更聰明的方法,可以利用影片分享平台例如:http://www.youtube.com上傳到第三方網站,這樣只要在信裡打上連結,請朋友自己點選上網去看就好。分享圖片更可以直接用網路相簿,多利用外部資源,儘可能讓信件容量輕巧,不是比較精明嗎。常寄大檔案害人電腦停住的話,容易被列入擋信名單。
至於什麼是大檔案,在我個人的習慣裡,超過1MB就算是大檔案,當然每個人不會一樣。

花心思想一下標題
垃圾郵件很氾濫,相信很多人只要一開信箱就是一整螢幕的垃圾信,想像一下自己寄出的信如果埋在這些垃圾廣告裡,會不會被你的收件人一口氣刪光光?
我認為最好的作法就是回歸傳統,把信件的意旨或者自己的名字打上標題,讓收件人可以立即發現你的信,可以避免對方收不到信(其實是沒看清楚而被砍掉)。
不要用怪怪的像是霓虹燈一樣的裝飾符號,那樣不會吸引對方注意,只會更像是垃圾信。

以上三點都算是很基本的,都是避免給收件人造成不便的基本網路禮儀。這篇只著重寄信的禮儀,與此相關的題目還可以延伸出內容轉載的禮儀,以及網路謠言的正聽等等。

另提一下電子郵件使用的建議:

現在提供免費信箱的供應商很多,相信很多人都有多個電子信箱,可以依據功能分配,例如:

  • A信箱專屬於個人與較親密的人聯繫用(要長期使用的信箱)

  • B信箱為工作事務用(以便將工作關係與私人網絡分開)

  • C信箱為接收較不重要的信件用(例如電子報、轉寄分享)

  • D信箱專門用來參加活動或註冊用(填了信箱可能會被塞廣告的時候用,當作隨時可以丟棄的信箱)。


當你詢問朋友電子信箱時,也可以問對方有沒有區分重要與不重要的信箱,特別是習慣轉寄網路文章或者夾帶檔案分享的人,強烈建議尊重對方使用信箱的方式。

看過這篇文章,可就別再無知了。

2 則留言:

  1. 你是又被誰激到了 :P

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  2. 我逛到交大的D2信箱去,滿滿的垃圾信,目前那邊只能設定最嚴苛的攔阻條件,不然收件夾一定被塞爆,用轉址也會收到氣死,等於是廢了。
    至於使用禮儀那個,累積很多年所見的心得啦。
    我不會被這種事情激怒啊,遇到很煩的情況直接列入黑名單就好了。

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